La copia de seguridad, también llamada copia de respaldo,
resguardo o "backup", es simplemente un duplicado de la información
que considerás importante, y que no querés perder en caso de cualquier
eventualidad que pudiera suceder. Tené en cuenta estas claves para preservar
los datos esenciales de tu negocio en una copia de seguridad eficaz. ¡Es mejor
prevenir que curar!
Realizar copias periódicas. Es una regla básica para mantener la
información actualizada. ¡La constancia es clave para el éxito! La frecuencia
dependerá de la cantidad de información que se vaya generando; como mínimo creá
un respaldo mensual como parte de tus archivos regulares.
Automatizar el proceso. Lo ideal es que el resguardo de la
información se haga de forma automática. Si tenes un soporte técnico o asesor
en informática asesorate de cuáles son las opciones para tus equipos y si
necesitás dispositivos especiales. Si no, ponete un recordatorio para hacerlo
manualmente.
Clasificar el contenido. No toda la información que genera el
negocio es relevante. Es recomendable hacer copias de lo que realmente considerás
que debe ser protegido: ¿registros contables?, ¿planillas de ventas?, ¿bases de
datos?, ¿correos electrónicos? Identificá con claridad carpetas y archivos para
que luego sea más fácil de encontrar en caso de necesidad.
Evitar la duplicación. Organizá los datos de manera que no
haya dispersión de la información al momento de hacer el resguardo. De esta
forma evitás que haya repeticiones o que quede información sin copiar. Si la
información del negocio se distribuye en varias computadoras no olvides unificar
los archivos o hacer copias de todas.
Elegir la mejor ubicación. La ubicación de la copia dependerá de
la cantidad de información (tamaño), de los requerimientos de periodicidad, de
los costos y de la tecnología que tengas a tu alcance: discos externos,
pendrives, DVD, un servidor externo, la nube ... Es recomendable tener la copia
en una unidad externa además de en la propia computadora, de forma de proteger
la información ante el daño o pérdida del equipo o una catástrofe en el lugar
de trabajo.
Verificar la copia. Una vez concluida la operación,
comprobá siempre si el resguardo se realizó correctamente y si es una copia
completa de la información original. Asegurate que esté fácil de acceder y que
contenga la información de referencia (fecha, contenido, etc.).
Existen programas que permiten rescatar parte
de los datos, pero no garantizan un recupero completo, por eso lo mejor es
tomar una copia de seguridad. Existen varias soluciones de software que hacen
simple este procedimiento.
